Muchas veces las empresas, negocios u organizaciones, emprenden el desarrollo del “modelo de procesos” bajo la figura, en cierto modo simplista, de obtener un “manual de procedimientos” que les permita estandarizar la manera de hacer las cosas

Si bien este uso primario asociado a la EJECUCIÓN permite a las empresas cumplir con sus necesidades y/o requerimientos de estandarizar y documentar sus operaciones, deben saber que están en el numero 10 de al menos 18 beneficios y usos que nos ofrece esta poderosa herramienta de gestión….

En este punto, es importante repasar cuáles son los 3 componentes y el alcance de un modelo de procesos desarrollado mediante la reingeniería de las prácticas o métodos de trabajo de una organización.

 

1) EL MAPA DE PROCESOS

Es una representación gráfica de todos los procesos que se realizan en la empresa o en la unidad de negocio, conectados según su secuencia de ejecución a través de los diferentes niveles, áreas, o departamentos involucrados. El Mapa de Procesos debe diseñarse de acuerdo a las características y modelo operativo particular de la organización, la imagen mostrada es ilustrativa.

2) LOS DIAGRAMAS DE PROCESO

Son flujogramas que reflejan el paso a paso estandarizado de cada proceso, identificando claramente a los actores que intervienen (QUIÉN), describiendo detalladamente las acciones o tareas que deben ser ejecutadas (QUÉ), e indicando los tiempos estimados o requeridos para concluir cada actividad (CUÁNDO). Adicionalmente cada Diagrama contiene el objetivo del proceso y los indicadores definidos para evaluar su efectividad.

 

3) LAS REFERENCIAS

Son todos aquellos documentos, formatos, imágenes, guías, checklists, normas, plantillas, políticas, o instructivos que un actor del proceso requiera acceder para la ejecución efectiva de sus tareas (CÓMO).

Estos tres componentes son desarrollados en el proceso de reingeniería, incorporando aprendizajes de los que lo hacen mejor (benchmarking), y considerando la experiencia y el conocimiento conjunto del equipo de trabajo, lo que nos asegura que integremos al modelo las mejores prácticas adaptadas al negocio.

Todos los documentos se vinculan a una plataforma en ambiente WEB de manera que los usuarios del modelo tengan acceso a una interfaz gráfica amigable sobre la cual pueden navegar desde el MAPA DE PROCESOS a cada DIAGRAMA DE PROCESO, y allí acceder a toda la información de ejecución y a los archivos o REFERENCIAS que requieran para completar y cumplir efectivamente con sus roles y responsabilidades.

Como se aprecia en la primera imagen de este artículo, hemos identificado un total de 18 usos del Modelo de Procesos que permiten a la organización mejorar sustancialmente el funcionamiento general del negocio, optimizando la gestión en al menos 8 departamentos o funciones “adicionales” al área puntual donde estén adscritos los actores de un proceso cualquiera.

Consecuentes con la amplitud de este impacto, dedicaremos una serie de publicaciones para desarrollar cada uno de estos 18 aspectos, profundizando en el alcance y los beneficios del modelo de procesos sobre:

  1. Estructura Organizacional
  2. Perfiles de Cargo
  3. Carga de Trabajo y Head Count
  4. Perfiles de Competencias Técnicas
  5. Medición de Brechas
  6. Programas de Formación
  7. Gestión de Reclutamiento
  8. Inducción General
  9. Entrenamiento en el Cargo
  10. Ejecución Estandarizada
  11. Documentación Centralizada
  12. Medición y Control de Procesos
  13. Actualización de Procesos
  14. Sistemas y Herramientas Informáticas
  15. Evaluación de Desempeño
  16. Gestión de Incentivos
  17. Certificaciones
  18. Auditorías

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