¿Qué es el Modelo de Optimización de Recursos de Campo (MORC)?

La mayoría de los mercados están pasando por momentos complicados. Según el FMI, el crecimiento económico global se mantendrá en el 3.3% en 2025, mientras que en América Latina se espera un crecimiento más modesto del 2.5%. Factores como la inflación persistente, los bajos niveles de inversión y tensiones políticas y económicas en mercados clave como México, Brasil y Venezuela están frenando el desarrollo económico. Además, el regreso de Donald Trump a la presidencia de EE. UU. podría aumentar las tensiones comerciales, afectando acuerdos como el T-MEC.

Esta situación afecta a las empresas con la caída en los volúmenes de venta, pérdida de rentabilidad y mayor presión por parte de los clientes y retailers. En este contexto, los equipos comerciales deben optimizar al máximo sus recursos para mantener la competitividad. Es aquí donde el Modelo de Optimización de Recursos de Campo (MORC) toma relevancia.

Presión sobre los equipos comerciales para optimizar el presupuesto de recursos de campo

En México, los promotores de punto de venta o ejecutivos de campo son responsables de asegurar la ejecución comercial en las tiendas. Los equipos de Ventas, Cuentas Clave y Trade Marketing enfrentan un escrutinio constante sobre sus presupuestos. Este rubro puede representar más del 50% del total de inversión en clientes y puntos de venta, lo que genera presiones por optimizar costos sin afectar la calidad de ejecución.

¿Qué es el Modelo de Optimización de Recursos de Campo?

El modelo es una metodología diseñada para mejorar la eficiencia de los recursos de campo, como promotores, mercaderistas y reponedores. Empresas como Unilever, Grupo Bimbo y Heineken México han implementado modelos similares para incrementar la productividad, reduciendo quiebres de inventario y mejorando la participación de mercado.

Etapas del Modelo de Optimización de Recursos de Campo

1. Benchmarking: Identificación de oportunidades en la optimización de recursos de campo

En esta etapa, se analizan los procesos actuales y se comparan con los benchmarks del mercado. Esto incluye entrevistas a clientes y empresas de servicios de campo para identificar mejores prácticas y oportunidades de optimización.

Ejemplo de Benchmarking en una empresa fabricante de alimentos y bebidas.

Problema identificado:

La empresa enfrenta problemas de ejecución en los puntos de venta, como quiebres de inventario (out-of-stock) y baja rotación de productos en anaquel. Los promotores están sobrecargados y no logran visitar todas las tiendas asignadas. Además, los costos asociados a la operación del equipo de campo son altos.

Objetivo del benchmarking:

Identificar oportunidades para optimizar el desempeño del equipo de campo, tomando como referencia mejores prácticas del mercado.

Pasos del Benchmarking

1. Evaluación interna:

Se recopilan datos sobre los procesos actuales, como:

• Número de visitas por promotor al día.

• Tiempo promedio de ejecución en cada punto de venta.

• Incidencia de quiebres de inventario.

• Costo promedio por tienda atendida.

Resultado:

Los promotores visitan, en promedio, 10 tiendas por día, pero en el 40% de las visitas se reportan faltantes de producto. El costo por tienda atendida es alto debido al tiempo de traslado y a la falta de herramientas digitales para optimizar las rutas.

2. Comparación con el mercado:

Se realiza un análisis de benchmarks utilizando información de empresas líderes en la industria, como Unilever, Grupo Bimbo y Heineken México. Algunas de las mejores prácticas observadas incluyen:

• Uso de software de gestión de rutas para reducir tiempos de traslado.

• Herramientas de monitoreo en tiempo real para asegurar la reposición oportuna.

• Capacitación en técnicas de merchandising para mejorar la colocación de productos.

Resultado:

Las empresas líderes reportan un tiempo de visita más corto (8 tiendas atendidas en 25% menos tiempo) gracias al uso de tecnología y una mejor planificación.

3. Identificación de brechas:

Se comparan los resultados internos con los datos del mercado para identificar las diferencias:

• Brecha 1: Falta de herramientas tecnológicas para la planificación de rutas.

• Brecha 2: Baja productividad del equipo por sobrecarga de tareas manuales.

• Brecha 3: Tiempo excesivo dedicado a actividades que podrían ser automatizadas.

4. Plan de acción:

• Implementar un software de gestión de rutas, como CityTropps o Involves Stage.

• Reorganizar las rutas de los promotores para reducir tiempos muertos.

• Capacitar al equipo en el uso de herramientas digitales.

Conclusión:

Gracias al benchmarking, la empresa identifica una oportunidad de mejora que puede generar un ahorro del 15% en costos operativos y una reducción del 30% en quiebres de inventario.

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2. Optimización del Modelo

Una vez definido el punto de partida, se rediseñan los procesos clave para formalizarlos y estandarizarlos. Esto incluye la planificación de rutas, pasos estándares de visita y la consolidación de informes de gestión.

Procesos críticos a optimizar

• Planificación estratégica y operativa.

• Diseño de rutas de visita.

• Ejecución de actividades especiales.

• Supervisión y control del equipo de campo.

3. Revisión de la Organización

En esta fase, se evalúa la estructura organizacional para asegurarse de que los perfiles de los cargos y competencias técnicas sean adecuados. Además, se analizan procesos de reclutamiento, selección e inducción del equipo de campo.

4. Plan de Implementación

Esta fase busca minimizar los riesgos durante la transición al nuevo modelo. Se desarrolla un plan detallado con tareas, responsables, métricas y recursos necesarios para asegurar el éxito de la implementación.

Aspectos clave del plan

• Formación continua del personal de campo.

• Asignación de presupuesto para incentivos y capacitaciones.

• Seguimiento y control de las métricas de rendimiento.

Conclusiones

La optimización de los equipos de campo es una necesidad prioritaria para empresas de consumo masivo y cadenas de tiendas. Con el Modelo de Optimización de Equipos de Campo, es posible mejorar la eficiencia y obtener resultados sostenibles.

En TMC Consultores, hemos implementado este modelo con éxito, logrando hasta un 25% de mejora en la gestión del presupuesto de campo. ¡Contáctanos para saber cómo podemos ayudarte a optimizar tus recursos!